GDPR – INTEGRITETSPOLICY
Integritetspolicy för Helgasjöns Segelsällskap (HSS)
Policyn är upprättad av styrelsen 16 nov 2021 i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR och gäller från och med den 16 nov 2021 och ersätter tidigare policydokument.
Syftet med intresseföreningen Helgasjöns Segelsällskap (HSS) är att som allmännyttig ideell förening tillvarata medlemmarnas intresse för att bedriva båt och friluftsliv i olika former samt vara en mötesplats för alla båtintresserade.
För att kunna fungera som en förening och verka enligt dess syfte behöver klubben ha tillgång till ett antal grundläggande personuppgifter om medlemmarna. Insamlandet av medlemmarnas personuppgifter omfattas av den allmänna dataskyddsförordningen General Data Protection Regulation (GDPR) som innebär bestämmelser hur företag och organisationer behandlar och lagrar personuppgifter för levande personer. HSS värnar om medlemmarnas integritet och hanterar medlemmarnas personuppgifter enligt GDPR-förordningen så att de ska känna sig trygga i sitt medlemskap.
Vilka personuppgifter samlar vi in om dig?
Som medlem i HSS kommer obligatorisk personuppgift om namn och postadress registreras i klubbens medlemsregister. Dessa grunduppgifter kompletteras med uppgift om telefonnummer och e-postadress vilket ger fler möjligheter att kontakta en medlem (exempelvis i samband med aktiviteter). Klubben insamlar inte personnummer eller andra uppgifter av känslig natur. Syftet med medlemsregistret är att ha ett aktuellt register över samtliga medlemmar som används till utskick av klubbadministration som exempelvis avgifter, inbjudan till aktiviteter, för distribution och utskick av klubbens medlemstidning. HSS kommer inte, utan ditt samtycke, att använda dina registrerade personuppgifter till annat än detta syfte.
Utöver grundläggande uppgifter insamlas uppgift om medlemmens båttyp för hamnens och varvets behov.
Hur får vi dina uppgifter?
Alla uppgifter får vi direkt från dig själv när du anmäler dig som medlem, när du uppdaterar dina uppgifter till medlemsregistret och i samband med anmälan till arrangemang.
I vilka register finns dina uppgifter?
När du väljer att bli medlem i föreningen registreras dina uppgifter i Svenska Båtunionens administrativa system (BAS). Dina uppgifter kommer dessutom att finnas i bokföringshandlingar, mötesprotokoll, inkommande/utgående mail/brev hos styrelsen och funktionärer samt i deltagarlistor i samband med klubbarrangemang. För hemsidans framtida låsta medlemssidor används ett register med namn, lösenord, användarnamn och e-postadress. På hemsidan www.hss.se och i klubbtidningen Underrättelser för Helgasjöfarande (UfH) finns kontaktuppgifter för klubbens förtroendevalda och GDPR-ansvariga för att medlemmarna ska kunna kontakta dessa.
Vem delas uppgifterna med?
Namn och adressuppgifter delas med det tryckeriföretag som trycker och distribuerar klubbtidningen samt Svenska Båtunionen via BAS-systemet, vidare återfinns grundläggande personuppgifter i den bank där bokföringen hanteras. Styrelsen, revisorer och aktivitetsarrangörer inom klubben tar del av dina uppgifter vid behov. Övriga medlemmar tar del av grundläggande personuppgifter, bland annat genom medlemsmatrikeln.
Vad använder vi uppgifterna till?
Vi använder uppgifterna för att vi ska kunna ta betalt av dig och för att kunna hantera ditt medlemskap, hemsidans framtida medlemssidor och för att ge dig information om vad som sker i föreningen samt för att föreningens medlemmar ska kunna hålla kontakt med varandra och verka enligt klubbens syfte.
Hur länge sparas dina uppgifter?
Dina aktuella personuppgifter sparas under tiden du är medlem och raderas ur medlemsregistret i samband med att du valt att avsluta ditt medlemskap. Sändlistor uppdateras regelbundet. För att inte behandla personuppgifter utan anledning, raderar vi regelbundet de personuppgifter som inte längre behövs. Tillfälliga uppgifter för administration tas bort direkt när behovet upphört, det kan även gälla t ex direkt och riktad marknadsföring för klubben. Bokföringsuppgifter sparas enligt lag i 7 år.
Arkiv
Medlemsmatrikel, bokföringshandlingar, verksamhetsberättelser, mötesprotokoll arkiveras i den form de skapats (digitalt eller analogt). Mail/brev och annan information som kan ha historisk eller juridisk betydelse för föreningen sparas och arkiveras.
Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Klubbordförande och styrelse ansvarar för dina uppgifter.
Hantering av personuppgifter på hemsidan och i klubbtidningen
Förutom hantering av personuppgifter på hemsidan och i klubbtidningen, kan personuppgifter förekomma i artiklar, bilder, filmer och ljud från klubbens aktiviteter liksom i artiklar om medlemmar på klubbens hemsida och i klubbtidningen. Användning av personuppgifter i denna journalistiska verksamhet sker enligt det särskilda undantaget för yttrande- och informationsfrihet.
Kan jag slippa att Helgasjöns Segelsällskap hanterar mina personuppgifter?
För att du ska kunna vara medlem i klubben måste klubben ha tillgång till grundläggande personuppgifter och ha samtycke att hantera dem enligt beskrivningen i denna policy.
Kan medlem begära att få ut utdrag av vilka personuppgifter som klubben hanterar?
Du har rätt att när som helst kontakta klubben för att få information om vilka uppgifter som registrerats och behandlas om dig eller för att begära rättelse, överföring, radering eller begränsning av dina personuppgifter. Du har även rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt. Begäran ska lämnas till medlemsansvarige. Utdrag ska lämnas utan onödigt dröjsmål, dock senast en månad efter begäran mottagits.
Godkännande vid ansökan om medlemskap
När du betalar in medlemsavgiften samtycker du till hanteringen av dina grundläggande personuppgifter enligt denna policy. För dina övriga ingivna uppgifter som telefon, mailadress samt deltagande i medlemsmatrikeln, ges vid inbetalning av medlemsavgift ett automatiskt samtycke till användning. Om du inte vill vara med i matrikeln eller har synpunkter/frågor om samtycke behöver du själv kontakta klubben och den medlemsansvarige.
Rättsliga grunder för Helgasjöns Segelsällskap (HSS) hantering av personuppgifter
För att få behandla personuppgifter måste man ange med vilken rättslig grundman gör det. De rättsliga grunder som kan vara aktuella är samtycke, avtal, intresseavvägning och rättslig förpliktelse. HSS rättsliga grunder för behandling av personuppgifter är följande: För att kunna vara medlem i HSS sluter medlemmen och klubben ett avtal om medlemskap och för detta behövs namn och adress, så att klubben ska kunna hantera medlemskapet i det digitala medlemsregistret, protokoll, styrelseutskick och motsvarande. Den rättsliga grunden för detta är avtal. Personuppgifter i bokföringshandlingar används med rättslig förpliktelse som rättslig grund.
Telefonnummer och mailadress hanteras genom att medlemmen samtycker till detta. Samtycke ges i samband med att uppgifterna lämnas till klubben vid tecknande och förnyande av medlemskap. Personuppgifterna samt telefon och mailadress som tillgängliggörs för medlemmarna används med rättslig grund samtycke.
Personuppgifterna för inloggning till hemsidans kommande medlemssidor används med rättslig grund avtal.
Förtroendevaldas personuppgifter på hemsidan och medlemstidningen används med rättslig grund intresseavvägning, medlemmarna ska kunna ta kontakt med de förtroendevalda.
Hantering av personuppgifter i informationsutskick, mötesprotokoll, inkommande/utgående mail/brev hos styrelsen, direkt marknadsföring samt i deltagarlistor i samband med klubbensarrangemang sker med rättslig grund intresseavvägning.
Information om dataskyddsförordningen finns på
https://www.datainspektionen.se/lagar--regler/dataskyddsforordningen/